Elektronická fakturace, ISDOC a PDF
POHODA podporuje několik formátů pro výměnu dokumentů elektronickou cestou:
- formát elektronické fakturace ISDOC - export i import dat,
- export do formátu PDF s možností odeslání rovnou z POHODA,
- vlastní systém pro přenos obchodních dokladů STORMWARE eForm.
ISDOC
POHODA podporuje formát elektronické fakturace ISDOC, který sjednocuje různé formáty elektronických daňových dokladů. Díky tomu je možné posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy včetně systémů používaných státem. Doklad ve formátu ISDOC je možné doplnit o elektronický podpis, kterým lze rychle ověřit platnost a původ dokladu. Tuto elektronickou fakturu můžete snadno poslat e-mailem nebo prostřednictvím datových schránek, a tak snížíte náklady na tisk, expedici i archivaci a zároveň ušetříte čas.
STORMWARE ISDOC Reader
ISDOC Reader je součástí instalace systému POHODA, ale je možné i jeho samostatné stažení. Díky tomu si mohou zaslané soubory prohlédnout i vaši obchodní partneři a zákazníci, pokud jejich systém tento formát ještě nepodporuje.
ISDOC Reader slouží k zobrazení a kontrole elektronických dokladů ve formátu ISDOC. Prostřednictvím prohlížeče je možné jakýkoliv dokument ve formátu ISDOC otevřít, vytisknout či naimportovat do systému POHODA. Tento program podporuje zobrazení, otevření a uložení příloh, které jsou součástí ISDOC dokladu. ISDOC Reader neumožňuje další úpravu naimportovaných dokumentů.
Přijaté doklady lze otevřít v programu STORMWARE ISDOC Reader poklepáním na soubor ISDOC a prostřednictvím povelu Soubor/Importovat do ES POHODA je naimportovat do programu POHODA. Druhou možností importu je načtení přímo z programu POHODA, a to prostřednictvím povelu Soubor/Datová komunikace/Import z ISDOC.
Import dokladů
Při importu dokladu se ověřuje IČ příjemce dokladu, IČ účetní jednotky, existence importovaného dokladu v účetnictví, kvalifikovaný certifikát a elektronický podpis dokumentu. Pokud je doklad importován v cizí měně, ověřuje se použití a nastavení cizích měn v otevřené účetní jednotce, resp. cílové agendě. Importované zásoby je možné provázat s agendou Sklady/Zásoby. V tomto případě program ověřuje shodu mezi importovanou položkou a položkou zásob, a to prostřednictvím kódu a čárového kódu. V případě duplicity není položka identifikována jako jedinečná a k naskladnění nedojde.
Export dokladů
Export dokladů do formátu ISDOC je stejně snadný jako jejich import do programu POHODA. V agendách Vydané faktury, Vydané zálohové faktury a Interní doklady se po zvolení povelu Záznam/Export do ISDOC zobrazí průvodce, ve kterém lze vybrat certifikát pro podpis dokladu. Pak stačí vybrat cestu ke složce, do které bude doklad uložen. V průvodci je možné připojit i další přílohy a tím vytvořit jeden komprimovaný ZIP soubor.
Formát PDF
Podpora tisku do PDF je součástí instalace systému POHODA. Doklady a tiskové sestavy vytvořené v POHODĚ můžete díky tomu jednoduše převést do PDF, a také snadno přímo z programu POHODA odesílat emailem.
Pro export a následné odesílání PDF dokumentů POHODA podporuje:
- šablony e-mailových zpráv - pro často používané texty nebo pro zprávy opakovaně posílané na stejné e-mailové adresy (např. pravidelná fakturace),
- hromadné posílání prostřednictvím klienta elektronické pošty (např. hromadná fakturace),
- opatření PDF dokumentu elektronickým podpisem a časovým razítkem, ať už jednorázově nebo automaticky u všech PDF dokumentů.
